Out sourcing, Offshoring and IT as a Susidiary

Out sourcing, Offshoring and IT as a Susidiary

                IT Outsourcing คือ การใช่ผู้เชี่ยวชาญจากภายนอกให้เข้ามาช่วยวางระบบและบริการจัดการดูแลระบบให้

ข้อดีของการ Outsource มีดังต่อไปนี้

           โฟกัสไปที่ธุรกิจของตนเอง

           ลดต้นทุนในการพัฒนา

           พัฒนาระบบได้ดีกว่า เนื่องจากบริษัทที่ทำงานด้าน IT โดยเฉพาะมีความเชี่ยวชาญและชำนาญมากกว่า

           ลดต้นทุนในการฝึกพนักงาน เนื่องจาก IT มีการเปลี่ยนงานสูง

           เพิ่มความสามารถในการเข้าสู่ตลาด

           update ความเคลื่อนไหว สร้าง Innovation ในองค์กรได้รวดเร็วกว่า

ความเสี่ยงจากการ Outsource

      Shirking ผู้รับงานทำงานได้ไม่ดีที่ควรหรือผลสำเร็จของงานไม่เป็นไปตามข้อตกลง ที่ได้กำหนดร่วมกันไว้ล่วงหน้า แต่บริษัทยังคงมีภาระผูกพันในการจ่ายชำระค่าสินค้าและบริการเต็มจำนวน

      Poaching ผู้รับงานนำระบบไปใช้ร่วมกับลูกค้ารายอื่น

      Opportunistic repricing ผู้รับงานขอเพิ่มค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมนอกเหนือจากที่ตกลงไว้ในสัญญา เนื่องจากบริษัทได้ทำสัญญาแบบ Long-term ไว้กับบริษัท outsource ซึ่งอาจทำให้ต้นทุนของบริษัทเพิ่มสูงขึ้น

ต้นทุนแอบแฝงจากการ Outsource

           ค่าใช้จ่ายในการเปรียบเทียบเจ้าต่างๆ

           ค่าใช้จ่ายติดต่อสื่อสาร

           ค่าใช้จ่ายส่งมอบงาน

           ค่าใช้จ่ายการถ่ายทอดความรู้ในบริการจัดการ

           ค่าใช้จ่ายการส่งคนเข้ามาทำงานร่วมกัน

กลยุทธ์การจัดการความเสี่ยงในการ Outsourcing

1.         เข้าใจและรู้ความต้องการของบริษัท โดยมีกรอบที่ชัดเจน

2.         อาจแบ่งโครงการเป็นส่วนเล็กๆ แล้วค่อยๆ ทำ

3.         มีการสร้างแรงจูงใจโดยการให้รางวัลเป็นรายกิจกรรม เพื่อให้การทำงานมีประสิทธิผลมากขึ้นการทำสัญญาระยะสั้น แก้ปัญหาการขยายระยะเวลาของคู่สัญญา

4.         มีส่วนร่วมในการควบคุมบริษัทที่คู่สัญญาไปติดต่อ

5.         เลือก outsourcing เพียงบางส่วน

Off-shore Outsourcing

            คือ การOutsource ออกไปนอกภูมิภาคซึ่งมีค่าใช้จ่าย ค่าแรงหรือต้นทุนที่ต่ำกว่าการจ้างบริษัทในประเทศ อย่างไรก็ตามการ Outsource ไปยังภูมิภาคอื่นมีความเสี่ยงมากกว่าต้องมีการศึกษาอย่างละเอียด โดยความเสี่ยงจาก Off-shore Outsourcing มีเรื่องต่างๆ ดังนี้

o   บางทีต้นทุนอาจจะไม่ได้ต่ำลงจริงๆหากคิดถึงค่าใช้จ่ายอื่นๆที่เพิ่มขึ้น

o   ความปลอดภัยของข้อมูล ส่งไปไกลควบคุมลำบากมากขึ้น

o   อาจจะทำให้ innovation ในองค์กรลดลงจากการให้คนอื่นทำให้

o   ขาดการเรียนรู้จากกระบวนการภายใน

o   Vendor ส่งงานได้ไม่ดีหรือไม่ทันเวลา

o   ตกลงไว้อย่างหนึ่งพอทำงานเป็นอีกแบบหนึ่ง

                ดังนั้นการจะเลือก Outsource ไม่ว่าจะในต่างประเทศหรือภายในประเทศจะต้องมีการศึกษาและวิเคราะห์อย่างละเอียดก่อน ถึงข้อดีข้อเสีย โดยอาจจะใช้เครื่องมืออย่าง Balance Scorecard มาช่วยในการวิเคราะห์ทางเลือกได้

Acquisition Process of IT Application

1.       Planning, Identifying, and justifying IT based systems การวางแผนนั้นจะต้องมีความเข้าใจในระบบเดิมก่อน แล้วพิจารณาว่าต้องปรับปรุงส่วนใดบ้าง รวมทั้งการวางขอบเขตของค่าใช้จ่าย ตารางเวลางานให้ชัดเจน และทำการประเมินความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น และประเมินถึงผลกระทบต่อด้านอื่นๆจากการทำ IT นั้นๆ

2.       Creating an IT architecture – plan for organizing underlying infrastructure & applications of IT project

3.       Selecting an acquisition option

a.       Build in house - เหมาะกับบริษัทที่ต้องการใช้ระบบ IT ที่ไม่สามารถหาได้ในท้องตลาด ต้องการcustomize หรืออาจเกิดจากการที่บริษัทลงทุนไปเยอะแล้วกับระบบเก่า

b.      Vendors build custom made system - Outsource ให้ Vendor สร้างระบบ IT ที่เหมาะกับเราขึ้นมาแก้ปัญหาcustomization

c.       Buy existing application and install with/without modifications - เหมาะกับบริษัทที่ต้องการใช้ระบบนี้อย่างถาวร มีทีมงานที่มีความสามารถทางด้าน IT พร้อมอยู่แล้ว และต้องการซื้อ application มาปรับแต่งให้มีความเหมาะสมกับบริษัท

d.      Lease - การเช่าเหมาะกับบริษัทที่มีการใช้เทคโนโลยีที่เปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ บริษัทจะได้ไม่ต้องเสียเงินเต็มจำนวน เมื่อระบบเทคโนโลยีเกิดความล้าสมัย

e.      Enter partnership or alliance

f.        Use combination

4.       Testing, installing, integrating & deploying IT applications ทดสอบติดตั้ง และลองเชื่อมต่อถ่ายโอนข้อมูลกับระบบเดิม

5.       Operations, maintenance & updating - ทำการปรับปรุงระบบให้เป็นปัจจุบันอย่างสม่ำเสมอ เนื่องจากเทคโนโลยีมีการเปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว