1. Explain why the old, nonintegrated functional system created problems for the company. Be specific.
จากการที่บริษัทใช้ระบบเก่าที่ไม่ได้เชื่อมโยงระบบการทำงานของหน่วยงานต่างๆเข้าด้วยกัน ทำให้การทำงานของบริษัทไม่ราบรื่น เนื่องจากว่าแต่ละแผนกงานไม่สามารถเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างกันได้ ประกอบกับการเติบโตอย่างรวดเร็วของบริษัททำให้มีข้อมูลที่เพิ่มขึ้น รายการค้าเพิ่มขึ้นและซับซ้อนมากยิ่งขึ้น ซึ่งระบบเก่าไม่สามารถรองรับการทำงานได้เป็นอย่างดี ทำให้เกิดปัญหาต่างๆ ดังนี้
· ปัญหาทางด้านภาษี เนื่องมากจากการที่บริษัทมีสาขากระจายอยู่ถึง35รัฐและแต่ละรัฐก็มีกฎหมายในด้านภาษีเป็นของตัวอง ดังนั้นจึงทำให้บริษัทเกิดปัญหาแก่การคำนวณภาษีขายของบริษัท
· ปัญหาในเรื่องเอกสารการสั่งซื้อ เนื่องจากระบบไม่ได้มีการเชื่อมโยงระบบข้อมูลเข้าด้วยกันทำให้ต้องใช้คนในการจัดคู่เอกสาร แต่เนื่องจากบริษัทมีขนาดใหญ่ขึ้นอย่างมากทำให้กำลังคนไม่เพียงพอและไม่คุ้มค่า ส่งผลให้ต้นทุนสูง และทำงานได้ล่าช้า ไม่ทันความต้องการ
· การจัดทำรายงานซึ่งแผนกITจะต้องจัดทำรายงานต่างๆเพื่อให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของผู้ใช้
· พนักงานมีจำนวนเพิ่มขึ้นตามการขยายตัวของบริษัท ทำให้การบริหารจัดการด้านบุคคลทำได้ย
· Dollar General มีสาขาเป็นจำนวนมาก และมีสินค้าจำนวนมากมายหลายประเภท ทำให้ยากต่อการบริหารจัดการของทั้งบริษัท จึงทำให้บริษัทขาดประสิทธิภาพในการทำงาน
2. The new system cost several million dollars. Why, in your opinion, was it necessary to install it?
จากปัญหาที่ Dollar General ประสบอยู่ คือ ระบบ IT เก่า ไม่สามารถรองรับการทำงานของบริษัทที่กำลังเติบโตได้ ทำให้บริษัทมีต้นทุนในการบริหารจัดการในแต่ละวันที่สูง รวมทั้งระบบที่ไม่รองรับนี้ อาจจะทำให้บริษัทไม่สามารถเติบโตได้เท่าที่ควร เนื่องจากความสามารถในการจัดการไม่เพียงพอกับการเติบโตของบริษัท ดังนั้น Dollar General จึงควรมีการปรับปรุงระบบ IT ให้รองรับกับความต้องการ แต่เนื่องจากว่า Dollar General ยังเป็นบริษัทไม่ใหญ่มาก จึงควรเลือกใช้ระบบ IT เพียงบางส่วนที่จำเป็นก่อน เมื่อบริษัทมีฐานะทางการเงินที่มั่นคงและเพียงพอ พัฒนาเพิ่มเติมต่อไป โดยระบบที่ควรนำมาใช้ก่อน คือ ระบบที่ช่วยในการจัดการรายการทางบัญชี การซื้อ การขาย และในเรื่องภาษี รวมทั้งควรมีระบบที่ช่วยในการบริหารจัดการร้านสาขาที่มีจำนวนมากด้วย ทั้งนี้เพื่อให้สามารถบริหารจัดการได้อย่างทั่วถึง และมีประสิทธิภาพ ซึ่งการนำระบบใหม่เข้ามาใช้นั้น จะทำให้ประสิทธิภาพในการดำเนินงานเพิ่มมากขึ้น มีของเสียลดลง ต้นทุนลดลง และสามารถตอบสนองความต้องการให้กับลูกค้าและพนักงานในบริษัทได้ดีขึ้น ซึ่งจะเป็นผลดีต่อบริษัทในอนาคต การจ่ยค่าระบบใหม่จึงเปรียบเสมือนการลงทุนเป็นสินทรัพย์อย่างหนึ่ง
3. Lawson Software Smart Notification Software (lawason.com) is being considered by Dollar General. Find information about the software and write an opinion for adoption or rejection.
Lawson Software Smart Notification Software เป็น Software ที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพทั้งในแง่การดำเนินงานของธุรกิจและการทำงานของพนักงานได้ โดยเป็น software ที่สามารถใช้ประมวลผล จัดการ และเชื่อมโยงข้อมูลจากหน่วยงานต่างๆ ทำให้สามารถใช้กับพนักงาน หรือผู้บริหารทุกระดับได้นอกจากนี้การ filtering ข้อมูล ก็มีส่วนช่วยในเรื่อง internal control ของบริษัท และทำให้พนักงานแต่ละคนสามารถเลือกข้อมูลมาใช้ทำงานได้อย่างถูกต้อง ส่งผลต่อความถูกต้องแม่นยำของผลงาน และความรวดเร็วในการทำงาน นอกจากนี้ ระบบยังมีความยืดหยุ่นสูง โดยผู้ใช้สามารถเพิ่มหรือปรับเปลี่ยน Application ต่างๆให้เหมาะสมกับธุรกิจของตนเองมากที่สุดได้
4. Another new product of Lawson is Service Automation. Would you recommend it to Dollar General? Why or why not?
Services Automation ของ Lawson เป็น Software ที่ช่วยในเรื่องของการบริหารงาน, การบริหารทรัพยากร เวลา ค่าใช้จ่าย รวมไปถึงเรื่องการเงิน ซึ่งส่วนประกอบที่สำคัญของServices Automation ได้แก่
- Opportunity management ช่วยจัดการการส่งสินค้า, วิเคราะห์ยอดรายได้ และคาดการณ์ปริมาณสินค้าที่ต้องผลิต
- Project Management ช่วยวิเคราะห์การลงทุนหรือโอกาสในการลงทุนเชิงกลยุทธ์
- Resource Management ช่วยวิเคราะห์ทรัพยากรที่มี และเสนอแนะทางเลือกอื่นๆที่เหมาะสม
จากข้างต้น ข้าพเจ้าเห็นว่า Dollar General ควรนำระบบ Service Auomation มาใช้ด้วยเนืองจากจะช่วยทำให้บริษัทสามารถบริหารจัดการทรัพยากรของบริษัทได้อย่างมีประสิทธิภาพ รวมทั้งยังช่วยให้บริษัทสามารถวิเคราะห์สถานการณ์ทั้งภายในและภายนอกของบริษัทได้เป็นอย่างดี รวมทั้งสามารถกำหนดกลยุทธ์ได้เหมาะสมกับสถานการณ์และโอกาส ทำให้บริษัทไม่พลาดโอกาสทางธุรกิจ
ภวิกา โควศุภมงคล 5202115084
